يقوم مفهوم البيروقراطية في جوهره على فكرة توزيع النشاطات والأعمال، وتوزيع السلطات،وطرق وأساليب محددة للعمل؛ بما يؤدى إلى سرعة الأداء في الأعمال وإنجازها بأقل جهد ووقت وتكلفة.
فالبيروقراطية كتنظيم متخصص تُعد محورا مهما في تنظيم الإدارة العامة ودراستها ومقارنتها و قد تستعمل البيروقراطية لتعني القوة المفسرة على أساس السلطة بمعنى النفوذ والسيطرة، وقد تعني الدور الممارس من قبل الموظفين ، وهناك من يقول أنها نمط من السلوك .
وإن الميزة الرئيسية للبيروقراطية تكمن في كفاءتها الفنية و دقتها الكبيرة وفي الرقابة العميقة واستمراريتها و رصانتها و ندرة عائداتها المثلى نسبة لمدخراتها ، كذلك تصميمها الهيكلي الكفيل بإبعاد أية علاقات شخصية وغير عقلانية.
ولكن بمرور الزمن ، تحولتالبيروقراطية في تطبيقاتها على يد العديد من الموظفين في العديد من المؤسسات العامة من هذا المفهوم الإيجابي الرائع إلى مفهوم سلبي مقيد؛ حيث أصبحت مرادفا للروتين الممل وللإجراءات المعقدة ، ومرادفا لتعدد اللجان وتفرعاتها من لجان رئيسية إلى لجان فرعية وانبثاق لجان من لجان، ومرادفا للبحث في تفاصيل شكلية دون الوصول مباشرة إلى الجوهر.
أما علاقة النظرية بالميدان التربوي وذلك بعد استعراض النظرية يتضح أن النظم التعليمية هي في الأساس نظم إدارية ذات صبغة تربوية تبنى على نفس المبادئ الموضحة في نظرية الإدارة العامة،مع وجود بعض الاختلافات في جوانب التطبيق, لذلك من المناسب جدًا أن يطبق العاملون في الميدان التربوي التعليمي هذه النظرية مع مراعاة الانتقادات التي وجهت لها ومحاولة تلافيها.
هناك بعض الانتقادات على النظرية كحال غيرها من النظريات والتي لا تخلو من أشياء سلبية وخاصة حال تطبيقها، ومن تلك الانتقادات أنها ركزت على المستوى الإداري وأغفلت التركيز على المستوى الفني أو الإنتاجي كما وركزت على التعامل الإداري وأغفلت الجانب الإنساني في التعامل مع الموظف أو العام وركزت على الإدارة العليا في أغلب تعاملاتها، ولم تركز على العاملين في المراتب الدنيا أو طبقة العمال.
وفي الختام نوصي بالاهتمام والتركيز على المستوى الفني أو الإنتاجي وان تهتم بالجانب الإنساني في التعامل مع الموظف العام والتركيز على العاملين في المراتب الدنيا أو طبقة العمال والتوسع في استخدام الحواسب الآلية ،وتدريب الرؤساء على الأنماط الإدارية التي تقضي على البيروقراطية والاعتماد على الأسس العلمية في اختيار وتوجيه كافة العاملين بالتنظيم ، أي " وضع الشخص المناسب في العمل المناسب ".